カカオトークで送別会の連絡をするとき｜主役に知られない段取りと寄せ書きの集め方

異動や退職、転校、帰国などで仲間が離れることになると、送別会の相談が始まります。日程を決めてお店を選ぶところまでは普段の飲み会と同じですが、送別会には「主役には内緒で準備したい」「みんなからのメッセージを集めたい」という特有の事情があります。

カカオトークで送別会の準備を進めるときに気をつけたいのは、段取りそのものよりも、主役に話が漏れないことと、送り出したあとも連絡が途切れないようにしておくことです。この記事では、相談用のグループの作り方から、寄せ書きの集め方、当日と送り出したあとの注意点までを順に紹介します。

送別会の準備でカカオトークを使う場面の早見表

送別会のための専用機能はありません。普段の機能を、主役に見える場所と見えない場所に分けて使うのがポイントです。

場面	使う場所	主役に見えるか
日程・お店・贈り物の相談	主役を入れない相談用グループ	見えない
寄せ書きメッセージの回収	幹事との1対1トーク、または相談用グループ	見えない
当日の案内（日時・集合場所）	主役を含むグループ、または主役への個別連絡	見える
当日の写真共有	主役を含むグループ	見える
送り出したあとの連絡	主役との1対1トーク	見える

日程調整や出欠の集め方そのものは、「カカオトークで忘年会の連絡をするとき」の記事で紹介している方法がそのまま使えます。ここでは送別会ならではの部分に絞って説明します。

主役に知られずに準備を進めるコツ

主役を入れない相談用グループを作る

普段の職場やサークルのグループには、主役本人も入っています。そこで送別会の相談をすると、当然すべて筒抜けです。相談は、主役以外のメンバーだけで新しいグループを作って行いましょう。グループの作り方は「カカオトークグループの作り方」の記事で紹介しています。

グループ名は、普段のグループと見分けがつく名前にしておくと送り間違いを防げます。ただし、画面をのぞかれたときにすぐ分かる名前は避けたいところです。「〇〇さん送別会」よりも「3月の集まり相談」のような、ぱっと見では内容が分からない名前にしておくと安心です。

送り間違いが一番のリスク

送別会の準備で最も多い失敗は、相談用グループに送るつもりのメッセージを、主役も入っている普段のグループに送ってしまうことです。二つのグループのメンバーがほとんど同じなので、トーク一覧で並んでいると見間違えやすくなります。

送る前に、画面上部のトークルーム名を確認する
相談用グループの背景を変えて、ひと目で区別できるようにする
普段のグループでは、送別会の話題に一切触れない

もし送ってしまった場合、送信の取り消しは送信後5分以内しかできず、相手の画面には「メッセージが取り消されました」と表示されます。通知に内容が表示されていれば、取り消しても主役に読まれている可能性があります。完全には隠せないと考えて、送る前の確認を徹底しましょう。

主役への声のかけ方

主役への日程確認は、相談用グループの話が固まってから、幹事が1対1で連絡するのが自然です。複数人がばらばらに予定を聞くと、何か企画していると気づかれやすくなります。窓口は一人に決めておきましょう。

寄せ書きメッセージをカカオトークで集める方法

集める場所と締め切りを決める

色紙の代わりに、メンバーからのメッセージをカカオトークで集めて、まとめて渡す方法もあります。集め方は大きく二つです。

各メンバーが幹事に1対1でメッセージを送る
相談用グループに全員が書き込む

1対1で送ってもらう方法は、ほかの人の文章に引っ張られず、それぞれが自由に書けるのが良いところです。グループに書き込む方法は、幹事の手間が少なく、集まり具合が全員から見えるので催促しやすくなります。どちらにしても、締め切りを決めて伝えておくことが大切です。

まとめて渡すときの注意

集めたメッセージは、送別会の当日に印刷して渡したり、主役とのトークにまとめて送ったりします。主役とのトークに送る場合は、長文を一度に送ると読みにくいので、一人分ずつ区切って送るか、まとめた画像にするのがおすすめです。

ほかの人が書いたメッセージを幹事が勝手に書き直すのは避けましょう。誤字が気になるときは、本人に一言確認してから直すのが礼儀です。

贈り物の相談と費用

記念品を贈る場合も、相談は相談用グループで行います。韓国のカカオトークにあるカカオペイの送金機能は、日本では基本的に提供されていないため、費用をトークの中で集めることはできません。集め方は当日の現金払いなど、最初に決めて伝えておきましょう。カカオトークのギフト機能も、日本からは使えない場合が多いので注意が必要です。

送別会の当日と写真の扱い

当日の案内は主役を含めて

送別会の当日は、日時と集合場所を主役にも伝える必要があります。主役を含むグループ、または幹事からの1対1トークで案内しましょう。位置情報を送っておくと、初めてのお店でも迷いにくくなります。

写真は早めに保存して共有する

送別会の写真は、主役にとって大切な記念になります。ただし、トークに送った写真には保存期間があり、時間がたつと開けなくなることがあります。主役が端末へ保存できるよう、当日か翌日のうちに共有しておきましょう。写っている人が共有してよいと思っているかも確認しておくと安心です。

送り出したあとも連絡を続けるために

主役とつながっているかを確認する

職場のグループでしかつながっていない相手だと、グループを離れたあとに連絡が取りにくくなることがあります。送別会の前後に、個別に友だち追加をしておきましょう。カカオIDやQRコードを使えば、電話番号を知らなくてもつながれます。

また、退職や帰国をきっかけに主役が電話番号や端末を変えることもあります。カカオトークのアカウントは引き継ぎができるので、つながっていれば番号が変わっても連絡を続けられる場合が多いです。

相談用グループの片付け

送別会が終われば、相談用グループの役目は終わりです。すぐに退室すると、残っているメンバーには退室したことが表示されます。気になる場合は、しばらく通知をオフにして残しておくのも一つの方法です。

海外へ帰る友達を送り出すとき

留学生や駐在の人が帰国する場合、送別会のあとはカカオトークが主な連絡手段になります。カカオトークは国をまたいでも普段どおりメッセージや通話ができるので、帰国後も気軽に近況を送れます。時差がある国なら、夜中に通知を鳴らさないよう、送る時間に少し気を配りましょう。

まとめ

カカオトークで送別会の準備をするときは、主役を入れない相談用グループを作り、送り間違いに気をつけることが何より大切です。寄せ書きメッセージは集める場所と締め切りを決めておけばスムーズに集まります。費用はトークの中では集められないので、集め方を先に決めておきましょう。そして、送別会のあとも連絡を続けられるよう、主役と個別につながっているかを確認しておくと安心です。

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