カカオトークで忘年会の連絡をするとき｜幹事の段取り・出欠の集め方・当日の注意点

年末が近づくと、職場や友人グループで忘年会の相談が始まります。日程を決め、お店を予約し、出欠を確認し、当日は集合場所の連絡をして、終わったあとは写真を共有する。この一連のやり取りを、カカオトークのグループトークでまとめる人も多いでしょう。

ただ、12月は誰にとっても予定が詰まりやすい時期です。メッセージが流れて大事な連絡が埋もれたり、別のグループに送り間違えたりと、普段より小さなトラブルが起きやすくなります。この記事では、カカオトークで忘年会の連絡をするときの段取りを、幹事の準備、出欠の集め方、当日の連絡、終わったあとの注意点の順にまとめます。

忘年会の連絡でカカオトークを使う場面の早見表

忘年会のための専用機能があるわけではありません。普段から使える機能を、場面ごとに使い分けるだけで十分です。

場面	使う機能	ポイント
参加メンバーに声をかける	グループトーク	忘年会専用のグループを作ると連絡が埋もれにくい
日程を決める	投票	候補日を選択肢にすると返事が集まりやすい
決まった日時を残す	カレンダー	流れてしまうメッセージとは別の場所に残す
当日の集合場所を伝える	位置情報の送信	地図で送ると迷う人が減る
写真を共有する	写真送信・アルバム	保存期間があるので早めに端末へ保存する

幹事が最初にやっておきたい準備

忘年会専用のグループを作る

普段から使っているグループトークで忘年会の相談をすると、雑談に埋もれて日程やお店の情報が見つからなくなりがちです。参加メンバーが決まっているなら、忘年会のためだけのグループを作ると連絡がすっきりします。グループ名に「忘年会」と年を入れておくと、ほかのグループと見分けやすくなります。

グループの作り方は「カカオトークグループの作り方」の記事で紹介しています。

確定事項は一つのメッセージにまとめる

日時、お店の名前と場所、会費、締め切りは、決まった時点で一つのメッセージにまとめて送るのがおすすめです。情報が何通にも分かれていると、あとから参加する人が見落とします。

日時（開始時刻と終了予定）
お店の名前と住所
会費の目安と支払い方法
出欠の締め切り日
キャンセルするときの連絡先

約束をメッセージで決めるときの考え方は、「カカオトークで約束を決めるときのコツ」の記事でも詳しく解説しています。

会費の集め方を先に決めておく

韓国のカカオトークにはカカオペイという送金機能がありますが、日本では基本的に提供されていません。会費をトークの中だけで集めることはできないため、当日の現金払いや、普段使っている別の支払い手段など、集め方を最初に決めて伝えておきましょう。

また、この時期は「忘年会の会費はこちらから」といった形で、知らないリンクや送金先が送られてくることもあります。幹事本人からの連絡か分からないときは、リンクを開く前に、グループの外で本人に確認するのが安全です。

日程調整と出欠はどう集めるか

候補日は投票で選んでもらう

「いつが空いてる？」と文章で聞くと、返事がばらばらの形で返ってきて集計が大変です。候補日を選択肢にした投票を作り、複数選べる設定にしておくと、全員の都合が一目で分かります。「どの日も難しい」という選択肢を用意しておくと、返事をしにくい人も答えやすくなります。投票の作り方は「カカオトークの投票機能の使い方」の記事で紹介しています。

既読がついても出欠が決まったわけではない

グループトークでは、メッセージに既読がついても、その人が参加するつもりかどうかは分かりません。既読の数だけを見て人数を見積もると、当日になって人数が合わないことがあります。出欠は必ず投票や返信の形で答えてもらい、締め切りを過ぎても返事がない人には個別に一言確認しましょう。

日時はカレンダーにも残しておく

決まった日時は、トークに流しっぱなしにせず、カカオトークのカレンダーにも登録しておくと、メンバーがあとから確認しやすくなります。カレンダー機能の詳細は「カカオトークのカレンダー機能の使い方」の記事を参考にしてください。

当日の連絡で気をつけたいこと

集合場所は地図で送る

お店の名前だけでは、初めて行く人が迷うことがあります。当日は位置情報を送っておくと、地図アプリでそのまま道順を確認できます。位置情報の送り方は「カカオトークで現在地を送る方法」の記事で紹介しています。

遅れる・行けなくなったときは個別にも一言

12月は残業や体調不良で急に参加できなくなることもあります。グループに送るだけでなく、幹事には個別にも連絡しておくと、お店への人数変更が伝わりやすくなります。

送り先の間違いに注意する

年末は職場、友人、家族など、いくつものグループで同時にやり取りが進みます。職場の忘年会の愚痴を、うっかり職場のグループに送ってしまうと取り返しがつきません。送信の取り消しは送信後5分以内しかできないうえ、相手の画面には「メッセージが取り消されました」と表示されます。送る前にトークルームの名前を確認するクセをつけておきましょう。

お酒が入ったあとの勢いで長文を送るのも、翌朝に後悔しやすいパターンです。夜遅くの連絡は、相手の通知を鳴らさないミュート送信を使うか、翌日に回すのが無難です。

忘年会が終わったあとのマナー

写真は早めに保存し、共有前に確認する

当日の写真をグループトークに送ると、みんなで見返せて便利です。ただし、トークに送った写真には保存期間があり、時間がたつと開けなくなることがあります。残したい写真は早めに自分の端末へ保存しておきましょう。

写真を共有するときは、次の点も確認しておくと安心です。

写っている人全員が共有してよいと思っているか
酔ってくだけた姿の写真を、メンバー以外に転送しないか
職場の忘年会の写真を、プロフィール画像や背景に使ってよいか

お礼の一言と、グループの扱い

終わったあとは、幹事から「今日はありがとうございました」と一言送り、参加者もお礼を返すと気持ちよく締めくくれます。忘年会専用のグループは、すぐに退室すると相手に退室したことが表示されるため、しばらくは通知オフにして残しておき、自然に動かなくなるのを待つのも一つの方法です。

韓国の友達との忘年会

韓国にも、年末に「ソンニョネ（送年会）」と呼ばれる集まりを開く習慣があります。韓国の友達とカカオトークでやり取りしているなら、年末の集まりの誘いが届くこともあるでしょう。日本の忘年会と同じく、日程と場所を早めに確認しておくとスムーズです。

まとめ

カカオトークで忘年会の連絡をするときは、専用のグループを作り、確定事項を一つのメッセージにまとめ、日程と出欠は投票で集めるのが基本です。既読は出欠の返事ではないこと、会費はトークの中では集められないこと、年末は送り先の間違いが起きやすいことを押さえておけば、幹事も参加者も安心して当日を迎えられます。写真は早めに保存し、共有する前に写っている人への配慮を忘れないようにしましょう。

当サイト「カカオトーク友達募集掲示板」では、カカオトークで話せる友達を安全に募集できます。年末年始に一緒に話せる相手を探したいときも、ぜひご活用ください。