カカオトークで入社前にやっておく準備｜職場の人とつながる前のプロフィールと通知の整え方

入社や転職をきっかけに、職場の人とカカオトークでつながることがあります。韓国系の会社や、韓国の取引先とやり取りがある職場では、業務の連絡がカカオトークのグループで回っていることも珍しくありません。カカオトークの入社準備で大切なのは、職場の人を友だちに追加する「前」に線を引いておくことです。一度見られたプロフィールや、混ざってしまったトークは後から戻せないためです。この記事では、入社の前後にやっておきたい準備を順番に解説します。

入社前後にやることの早見表

まずは全体像です。つながる前にやることと、つながった後にやることを分けて考えると整理しやすくなります。

時期	やること	ポイント
入社前	プロフィールの写真・ひとこと・誕生日表示を見直す	職場の人にもそのまま見える
入社前	職場向けのプロフィールを用意しておく	友だちに追加する前に割り当てる
端末を受け取ったら	会社の端末に個人のカカオトークを入れない	退職時に引き継げなくなるおそれ
グループに招待されたら	通知とルームの見分け方を整える	誤送信を防ぐ
初日以降	グループに挨拶を送る	短く、名前と所属を添える

この中で後回しにしにくいのが、プロフィールと端末の2つです。次の章から順に見ていきます。

職場の人に見られるものを先に確認する

カカオトークで友だちになると、相手からはあなたのプロフィールが見えます。友だちとのやり取りのつもりで設定していた内容が、そのまま上司や同僚の目に触れることになります。入社前に、次の項目を一度見直しておきましょう。

• プロフィール写真と背景：友人との写真や旅行先の写真は、職場の人にも見える
• ひとこと（ステータスメッセージ）：冗談や気分を書いていると、思わぬ受け取られ方をすることがある
• 誕生日の表示：表示をオンにしていると、友だちリストで誕生日が知られる
• 名前の表記：あだ名のままだと、職場の人が誰か分からないことがある

誕生日を職場の人に知られたくない場合は、「カカオトークの誕生日表示の設定方法」の記事を参考に、非表示に切り替えておくと安心です。

職場向けのプロフィールはつながる前に用意する

プライベートのプロフィールを変えたくない場合は、マルチプロフィール機能で職場向けのプロフィールを別に作っておく方法があります。名前は本名、写真は落ち着いたもの、ひとことは空欄、といった無難な内容にしておけば、仕事の相手にも安心して見せられます。

ポイントは、職場の人を友だちに追加する前に割り当てておくことです。マルチプロフィールの設定自体が相手に通知されることはありませんが、つながった後に途中でプロフィールが切り替わると、見た目の変化で気づかれることがあります。作り方は「カカオトークのマルチプロフィール設定方法」の記事で詳しく紹介しています。

会社支給のスマホに個人のアカウントを入れない

入社時に会社からスマホを支給されることがあります。このとき、会社の端末や会社名義の電話番号で、個人のカカオトークを登録するのは避けたほうが安全です。

カカオトークのアカウントは、登録した電話番号と結びついています。会社の番号で登録していると、退職して端末を返却したあとにSMS認証を受けられなくなり、機種変更や再ログインのときにアカウントを引き継げなくなるおそれがあります。退職の時点で慌てないためにも、最初から個人の端末と個人の番号で使うのが基本です。

一方で、会社が業務用としてカカオトークのアカウントを用意する場合もあります。その場合は会社のルールに従い、個人のつながりを業務用アカウントに持ち込まないようにしましょう。そもそも業務の連絡にカカオトークを使ってよいか、資料を送ってよいかといった社内ルールも、入社時に確認しておくと安心です。

業務グループに招待されたら通知と見分け方を整える

部署やプロジェクトのグループトークに招待されたら、通知の受け方と、トークルームの見分け方を整えておきます。

通知は職場の方針を確認してから決める

業務グループの通知をオフにするかどうかは、職場によって考え方が違います。勤務時間外は見なくてよいとされている職場もあれば、急ぎの連絡がグループで来る職場もあります。まずは先輩や上司に確認し、そのうえでトークルームごとの通知を設定しましょう。通知のオンとオフの切り替え方は「カカオトークのミュート機能とは？通知オフの設定方法と解除手順を解説」の記事で紹介しています。

誤送信を防ぐためにルームを見分けやすくする

入社直後に気をつけたいのが、友人とのトークに送るつもりの内容を業務グループに送ってしまう誤送信です。トークルームを見分けやすくしておくと、送る前に気づきやすくなります。

工夫	やり方	効果
背景を変える	業務グループだけトーク画面の背景を変える	開いた瞬間に仕事用だと分かる
名前を付け直す	自分だけに見える呼び名で、相手の名前を「〇〇部長」などに編集する	同じ名字の人や、あだ名との混同を防ぐ
上部に固定する	よく使う業務グループをトーク一覧の上に固定する	似た名前のルームと間違えにくい

1対1トークで相手の名前を編集しても、変わるのは自分の画面だけで、相手に通知されることはありません。一方、グループのルーム名を変更すると、ほかのメンバーに分かる形で表示される場合があるため、業務グループのルーム名は勝手に変えないほうが無難です。それでも送る相手を間違えたときの対処は、「カカオトークで送る相手を間違えたとき」の記事を確認してください。

入社の挨拶メッセージ例文

グループに招待されたら、初日のうちに短い挨拶を送っておくと、ほかのメンバーもあなたが誰か分かりやすくなります。名前と所属を添え、長くなりすぎないようにしましょう。

部署のグループトークへ

「本日から〇〇部に配属になりました〇〇です。分からないことが多くご迷惑をおかけするかもしれませんが、早く戦力になれるよう頑張ります。よろしくお願いいたします。」

個別に連絡先を交換した先輩へ

「〇〇さん、本日はありがとうございました。〇〇部の〇〇です。これからいろいろ教えていただけるとうれしいです。どうぞよろしくお願いいたします。」

挨拶を送る時間帯が夜遅くになってしまった場合は、通知を鳴らさずに届けるミュート送信を使うと、相手の時間を邪魔せずに済みます。

まとめ

カカオトークで入社を迎えるときは、職場の人とつながる前に、プロフィールの写真・ひとこと・誕生日表示を見直し、必要なら職場向けのマルチプロフィールを先に割り当てておくことが大切です。会社支給の端末や会社の番号で個人のアカウントを登録するのは避け、業務グループは職場の方針に合わせて通知を整えたうえで、背景や名前の工夫で誤送信を防ぎましょう。退職するときの整理については「カカオトークで退職するときの整理術」の記事もあわせて参考にしてください。

職場とは別に、趣味や地域でカカオトークの友達を増やしたいときは、当サイト「カカオトーク友達募集掲示板」もぜひご活用ください。気の合う友達を安全に探せます。