カカオトークで文化祭の連絡をするとき｜準備期間のグループ運営と写真・連絡先交換の注意点
秋は文化祭や学園祭の季節です。出し物を決め、係を分け、買い出しや練習の予定を合わせ、当日はシフトの交代や集合の連絡をする。こうしたやり取りを、カカオトークのグループトークでまとめている学生も多いでしょう。
ただ、文化祭の連絡は忘年会のような一晩のイベントと違い、準備期間が数週間に及ぶうえ、参加する人数も多くなりがちです。メッセージが流れて大事な決定が埋もれたり、夜遅くの通知で家族とトラブルになったり、当日に撮った写真の扱いで気まずくなったりと、特有のつまずきがあります。この記事では、カカオトークで文化祭の連絡をするときの段取りと注意点を、準備期間、当日、終わったあとの順にまとめます。
文化祭の連絡で使う機能の早見表
文化祭のための専用機能があるわけではありません。普段から使える機能を、場面ごとに使い分けるだけで十分です。
| 場面 | 使う機能 | ポイント |
|---|---|---|
| クラスや部活全体への連絡 | グループトーク | 全員に関わる決定だけを流す場所にする |
| 係ごとの細かい相談 | 係ごとのグループトーク | 全体のグループが雑談で埋もれるのを防ぐ |
| 出し物や担当を決める | 投票 | 選択肢を並べると返事が集まりやすい |
| 決まった日程を残す | カレンダー | 流れてしまうメッセージとは別の場所に残す |
| 写真を共有する | 写真送信・アルバム | 保存期間があるので早めに端末へ保存する |
準備期間はグループを分けて情報を埋もれさせない
全体のグループと係ごとのグループを分ける
クラス全員が入ったグループで、装飾係の買い出しの相談も、劇の練習日程の相談も、全部やり取りすると、あっという間に数百件のメッセージがたまります。あとから見た人は、自分に関係のある決定がどこにあるのか分かりません。
おすすめは、全体のグループには全員に関わる決定だけを流し、係ごとの細かい相談は係のグループで行う分け方です。グループ名に「装飾係」「会計」のように役割を入れておくと、送り間違いも減らせます。グループの作り方は「カカオトーク グループの作り方」の記事で紹介しています。
決まったことは一つのメッセージにまとめる
話し合いの途中経過は流れても構いませんが、決まったことは一つのメッセージにまとめて送り直すと、見落としが減ります。
- 何が決まったか（出し物、担当、締め切り）
- いつまでに何をするか
- 分からないときに誰に聞けばよいか
出し物や担当は投票で決める
意見が出そろったら、候補を選択肢にして投票を作ると、返事をしない人が減ります。全員の前で手を挙げにくい内容は、匿名の設定にしておくと本音が集まりやすくなります。投票の作り方は「カカオトークの投票機能の使い方」の記事で詳しく解説しています。
夜の連絡と既読へのプレッシャーに気をつける
準備が佳境に入ると、作業が終わった夜に連絡が集中しがちです。ところが、グループには早く寝たい人も、家庭のルールで夜はスマホを使えない人もいます。
- 急ぎでない連絡は、翌朝読めば間に合う内容だと分かる書き方にする
- どうしても夜に送るなら、ミュート送信で通知を鳴らさない（「カカオトークのミュート送信とは？」の記事を参照）
- 既読がついたことを返事の代わりにしない。既読は「読んだ」だけで「了承した」ではない
- 返事がない人を全体のグループで名指ししない
受け取る側は、通知が多すぎるならグループをミュートにしておくと、必要なときにだけ確認できます。
当日の連絡は短く、決まった人から
文化祭の当日は、シフトの交代、備品の不足、集合時刻の変更など、短い連絡が飛び交います。
- 当日の連絡役をあらかじめ決めておき、変更はその人から全体に流す
- 「どこで」「何時に」を必ず入れ、短く送る
- 校内は人が多く電波がつながりにくいこともあるので、大事な集合時刻は前日までに伝えておく
- 送り間違えたときの送信取り消しは送信後5分以内なので、気づいたらすぐに対応する（「カカオトークの送信取り消しは何分以内？」の記事を参照）
写真の共有と写り込みに気をつける
文化祭の写真は思い出になりますが、たくさんの人が写るぶん、共有するときの配慮も必要です。
| 写り込みやすいもの | 気をつけたいこと |
|---|---|
| ほかのクラスの生徒や来場者 | 知らない人の顔がはっきり写った写真は共有を控える |
| 名札やクラス名の看板 | 学校名や名前が分かるので、外部に出す写真では隠す |
| 制服や校舎 | 学校が特定されやすい |
| 家族や小さな子ども | 来場した家族の写真は本人や保護者の了解を取る |
グループに送った写真をSNSに載せるのは、写っている全員の了解を取ってからにしましょう。また、トークルームの写真には保存期間があるため、残したい写真は早めに自分の端末へ保存しておくと安心です。写真の位置情報については「カカオトークのEXIF情報は消える?」の記事も参考になります。
来場者との連絡先交換は慎重に
文化祭には外部の人も多く訪れます。その場で声をかけられ、カカオIDやQRコードを交換しようと言われることもあるでしょう。
その場の雰囲気で交換すると、あとから断りにくくなります。相手がどんな人か分からないうちは、学校名やクラスが分かるプロフィールを見せないこと、写真や個人情報を求められても送らないことが大切です。学校によっては外部の人との連絡先交換にルールがある場合もあるので、確認しておきましょう。
終わったあとのグループの扱い
文化祭が終わると、係ごとのグループは役目を終えます。ただ、終わった直後に退室すると、退室したことがほかのメンバーに表示されるため、冷たい印象を持たれることもあります。
- 打ち上げの連絡や写真の共有が落ち着くまでは残しておく
- 抜けるときは「ありがとうございました」と一言送ってから退室する
- 残しておきたいけれど通知は不要なら、ミュートにしておく
韓国の大学でも学園祭は大きな行事で、「축제（チュッチェ）」と呼ばれ、春や秋に開かれることが多いとされます。韓国の友達がいるなら、お互いの学校の文化祭の写真を見せ合うのも話題づくりになります。
まとめ
カカオトークで文化祭の連絡をするときのポイントをまとめます。
- 全体のグループと係ごとのグループを分け、決まったことは一つのメッセージにまとめる
- 出し物や担当は投票で決めると返事が集まりやすい
- 夜の連絡はミュート送信を使い、既読を了承と受け取らない
- 当日の連絡役を決め、大事な集合時刻は前日までに伝える
- 写真は写り込みに気をつけ、SNSに載せる前に了解を取る
- 来場者との連絡先交換は慎重に
準備期間から当日、終わったあとまで、ちょっとした配慮があるだけで文化祭の連絡はぐっとスムーズになります。
当サイト「カカオトーク友達募集掲示板」では、カカオトークの友達を安全に募集できます。学校の外でも趣味の合う友達を探したいときに、ぜひご活用ください。